Organizzare una call di lavoro è un’abilità cruciale, ma spesso può risultare difficile ottenere il massimo dalla riunione, soprattutto quando si tratta di coinvolgere più persone e generare un risultato concreto.
Come community manager, organizzare e gestire call è al mio ordine del giorno e qui ti condividerò tutti gli step per poterlo fare al meglio assicurandoti che:
- partecipino le persone che ti interessano;
- tu possa uscire da quella call con action item chiari;
- non proverai frustrazione in tutto questo processo.
- 1. Definisci lo scopo della call e gli obiettivi
- 2. Scegli il momento giusto
- 3. Invita le persone all'evento su calendar
- 4. Gestisci la call con precisione
- 5. Assicurati che la call si concluda con Action Item e ownership chiare
- 6. Gestisci la Call con il team Remoto o ibrido
- 7. Chiudi la call con un riassunto
- 8. Esegui un Follow-up attivo
1. Definisci lo scopo della call e gli obiettivi
Per iniziare a organizzare una call, e quindi prima ancora di inviare l’invito, è fondamentale che tu abbia chiaro il risultato della call ed il motivo per cui è necessaria. Chiediti:
- Qual è l’obiettivo principale? (E.g., prendere una decisione, raccogliere feedback, allineare team, risolvere problemi, ecc.)
- Chi sono le persone giuste da coinvolgere per raggiungere questo obiettivo?
- Come verrà presa la decisione? (es. si ascoltano i suggerimenti e poi una persona sceglie, si sceglie a maggioranza…) o Come verrà gestita la riunione? (es. 2 min a testa di condivisione idee, 10 min di confronto, 10 min domande, 5 min wrap up)
- Chi ha l’ownership di gestire la riunione e prendere le decisioni? Se non sei tu, assicurati che questo punto sia chiaro.
- Quanto tempo hai bisogno per essere efficace ed efficente?
Crea un’agenda dettagliata con i punti principali da discutere, il tempo stimato per ogni punto e gli eventuali documenti preparatori da leggere prima della call.
2. Scegli il momento giusto
Se devi organizzare una call in un team di lavoro, il punto si smarca facilmente: incroci le agende pubbliche di ogni persona coinvolta e blocchi lo slot a calendario.
Ma se devi coinvolgere più persone che non fanno parte della tua organizzazione? Come fare per essere efficaci e non sentirsi frustrati perchè non risponde nessuno/a?
Ecco tutti i consigli utili per farlo:
- Onboarding: assicurati che tutte le persone che vuoi invitare alla call siano presenti in un’unica piattaforma. Può essere Telegram, Slack, Whatsapp o di avere il loro contatto via mail se preferisci questa modalità.
- Motivazione: spiega il motivo della richiesta della call indicando il risultato concreto che ti aspetti di raggiungere grazie a quel momento.
- Chiedi e temporizza: in modo esplicito e chiaro attraverso un sondaggio con giorni e orari le disponibilità delle persone indicando una deadline chiara entro la quale deve essere data una risposta.
- ATTENZIONE: chiedere “quando ci siete per un sync?” non può essere la strategia corretta per fissarlo perchè è troppo vaga e non ti permette di raccogliere in modo semplice e organizzato i dati dando troppe possibilità di espressione.
Ecco come fare facendo un esempio di gruppo Telegram:
- chiedi attraverso un sondaggio il giorno migliore della settimana in cui le persone sono disponibili e dai 24 ore di tempo per rispondere.
- Es. Qual è il giorno migliore per un sync? DEADLINE ven 12.12 h. 12.00 (Opzioni: tutti i giorni della settimana)
- imposta 2 messaggi programmati su Telegram che riprendano il sondaggio come reminder. Es:
- -12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare è ven 12.12 h. 12.00
- – 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilità!
- chiudi il sondaggio e prendi i/il giorni/o con più disponibilità e crea un altro sondaggio per gli slot orari identificando slot che possano essere comodi come per esempio pause pranzo o post lavoro se la call non è lavorativa. * Es.
- Qual è lo slot orario in cui sei maggiormente disponibile del mercoledì? DEADLINE sabato 13.12 h 12.00
- Risposte: 18 -19; 19 – 20; 20 – 21 opppure 18.00 – 18.30, 18.30 – 19.00, 19.00 – 20.00
- E’ importante dare chiara evidenza della durata della call per poter avere risposte chiare
- imposta 2 messaggi programmati su Telegram che riprendano il sondaggio come reminder. Es:
- -12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare è sab 13.12 h. 12.00
- – 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilità!
- comunica l’esito del sondaggio, ribadisci l’output della call e come verrà gestita la chiamata.
Questo metodo è ottimo se non si ha la minima idea dei giorni di disponibilità e si vuole cercare di includere più persone possibili soprattutto se i sync non sono sporadici ma periodici come settimanali ecc..
Se invece di organizzare una call vuoi organizzare un sync spot la soluzione migliore è definire in anticipo degli slot e procedere in questa modalità:
- chiedi attraverso un sondaggio la preferenza di uno slot la settimana seguente o due dopo e dai in base alla tipologia di persona che hai davanti un tempo per rispondere. Una buona prassi salvo le urgenze può essere quella di avere almeno 7 giorni da quando viene chiuso il sondaggio alla call.* Es.
- Quando ci saresti per un sync di 30 min? DEADLINE lun 01.12 h. 12.00
- Opzioni: Lun 07.12 h. 13.00, Lun 07.12 h. 18.00, Mar 08.12 h. 13.00, Mar 08.12 h. 18.00 ecc..
- imposta 2 messaggi programmati su Telegram che riprendano il sondaggio come reminder. Es:
- -12 ore: Vi ricordo che la deadline per votare è lun 01.12 h. 12.00
- – 2 ore: Ultime ore per votare le vostre disponibilità!
- comunica l’esito del sondaggio, ribadisci l’output della call e come verrà gestita la chiamata.
*Fai attenzione alla scelta dell’orario per massimizzare la partecipazione. Evita orari in cui i partecipanti potrebbero avere impegni sovrapposti, e se possibile, trova un orario che vada bene per la maggior parte dei partecipanti.
3. Invita le persone all’evento su calendar
Non aspettarti che una volta votate le disponibilità e chiuso il sondaggio le persone si appuntino in autonomia l’appuntamento e che ci siano.
Troppo bello per essere vero!
Le persone hanno mille impegni e se l’agenda non viene bloccata e la comunicazione non è chiara non si presenteranno mai quindi:
- raccogli gli indirizzi mail e invia l’evento calendar
- configura l’evento in modo tale che:
- mandi un reminder il giorno prima, due ore prima e 10 min prima della call
- abbia un ordine del giorno chiaro
- abbia all’interno tutte le risorse utili per la riunione
- programma 2 messaggi su Telegram il giorno prima e 30 min prima con il link per partecipare.
Suggerimento: Se possibile, chiedi ai partecipanti di inviare domande o punti di discussione prima della call con eventuale documentazione o approfondimenti se necessari ed inseriscili nell’evento calendar. Questo li aiuterà a concentrarsi sui temi più rilevanti e a prepararsi meglio.
4. Gestisci la call con precisione
Quando la call inizia, assicurati di fare un’introduzione chiara. Riafferma gli obiettivi della call e ricorda il tempo a disposizione per ciascun punto. Fai in modo che tutti i partecipanti abbiano spazio per parlare, ma cerca di mantenere il focus sugli obiettivi della call.
Durante la discussione, usa tecniche di gestione del tempo per evitare che il meeting si protragga troppo a lungo. Ad esempio, puoi assegnare un tempo preciso a ciascun punto dell’agenda, così che non si sfori sugli altri argomenti. Puoi anche condividere un timer se l’attività è particolarmente timboxata.
Suggerimento: Se qualcuno tende a parlare troppo, gentilmente ricorda che ci sono altri punti da coprire, e che si tornerà su quell’argomento più avanti se necessario.
5. Assicurati che la call si concluda con Action Item e ownership chiare
Al termine di ogni punto dell’agenda, riassumi le decisioni prese e assegna gli action item in modo chiaro. Ogni partecipante dovrebbe sapere cosa ci si aspetta da lui/lei dopo la call, con scadenze e obiettivi ben definiti.
Suggerimento: Usa strumenti come Trello, Asana, o Google Sheets per tenere traccia degli action item in tempo reale durante la call.
6. Gestisci la Call con il team Remoto o ibrido
Se hai partecipanti in remoto, fai in modo che siano attivamente coinvolti con i partecipanti in presenza. Assicurati che la qualità audio e video sia buona, e non esitare a chiedere se qualcuno ha difficoltà a seguire o partecipare.
Se anche parte del team è da remoto, salvo situazioni specifiche, perdiligo sempre il fatto di essere tutti in remoto in modo tale da non avere partecipanti di classe A o B. Il rischio che si sviluppino conversazioni tra le persone in presenza e che escludano le persone in remoto è molto alto se il team non è ben disciplinato e non è abituato in questo.
7. Chiudi la call con un riassunto
Alla fine della call, riassumi rapidamente gli action item e le scadenze, e chiedi se c’è bisogno di un’altra riunione per chiarire eventuali dubbi. Se necessario, pianifica una data per il follow-up, magari durante la call stessa, per garantirti che tutti siano allineati sui prossimi passi.
8. Esegui un Follow-up attivo
Dopo la riunione invio sempre:
- un’email di follow-up con il riepilogo degli action item e delle scadenze, così che nessuno dimentichi i compiti assegnati e che possano essere condivisi
- se ho a disposizione un gruppo Telegram faccio lo stesso taggando le persone.
Ricorda di monitorare lo stato di avanzamento della attività. Puoi farlo tramite un’altra riunione di controllo o usando strumenti di collaborazione online per assicurarti che tutto stia procedendo secondo quanto deciso.
Se stai gestendo un team che si sta costituendo attorno a un progetto, soprattutto se non lavora insieme a te, avere una frequenza nelle call per assicurarsi che tutte le persone siano allineate, verificare blocking point e lo stato di avanzamento è fondamentale per mantenere il ritmo e creare anche il giusto engagement da parte delle persone.
Organizzare una call di successo non è solo una questione di pianificazione, ma anche di gestione attenta durante e dopo l’incontro. Se pianifichi con attenzione, coinvolgi i partecipanti prima e durante la call, e assegni action item chiari, otterrai il massimo valore dalle tue riunioni. Concludi con follow-up tempestivi e continui, così tutti sapranno esattamente cosa fare e quando farlo, aumentando le probabilità di successo.
