Gestire il tempo è un’arte spesso descritta come la chiave per raggiungere l’efficienza personale e lavorativa.
Beh, forse qualcuno te lo ha già detto: il tempo non si gestisce.
Questa estate ero al mare quando ho fatto questa foto: “Rillassati amico, il tempo non esiste” ed a parte il tono un po’ New Age o fricchettone (che comunque trovo divertente) in effetti mi ritrovo nella frase: il tempo lo abbiamo inventato noi e ora cerchiamo un modo per gestirlo.
E se imparassimo a gestire energia, priorità e motivazione?
Il focus dovrebbe essere su ciò che possiamo controllare davvero: le priorità, l’energia e la motivazione.
Questo articolo esplora perché il concetto tradizionale di time management è un’illusione e come passare a un modello più realistico ed efficace di gestione delle cose da fare.
Non ho tempo = non è una priorità per me
Quando affermiamo “non ho tempo”, ciò che spesso intendiamo è “non è una priorità per me”. Laura Vanderkam, in un celebre TED Talk, spiega che il tempo è elastico: si espande o si contrae in base alle necessità.
Immaginate di tornare a casa e scoprire che lo scaldabagno si è rotto ed ha allagato casa, troverete il tempo di chiamare l’idraulico, asciugare, pulire o chiamare qualcuno che vi aiuti a farlo.
Spesso dire non ho tempo vuol dire non è una priorità per me, scelgo di non farlo.
Quando pensate “Vorrei imparare quella nuova tecnologia, ma non ho il tempo” forse, quel “non ho il tempo” potrebbe essere tradotto in “non ho l’energia a fine giornata preferisco rilassarmi davanti ad un videogioco o leggere un libro o fare una passeggiata o semplicemente guardare il soffitto”?
Essere consapevoli di questa dinamica, di questa scelta, ci potrebbe far riflettere su come vogliamo impiegare le nostre risorse mentali e fisiche.
Gestire energia e priorità
Essere consapevole delle (proprie) priorità
Essere consapevoli che si è scelto di mettere tutta la propria energia nel lavoro ci può aiutare a capire se è qualcosa che vogliamo cambiare oppure se ci va bene così.
Dire non ho tempo, invece sposta l’attenzione da una nostra responsabilità, come cioè utilizzo le mie energie fisiche e mentali all’interno della giornata, ad un non ben precisato ente esterno chiamato tempo che sembra andare più veloce di quanto vogliamo.
Laura Vanderkam propone anche un interessante esercizio che vi ri-propongo come primo strumento, un salto nel futuro possibile e auspicato.
Immaginate la vostra prossima “Performance Review”
E’ già dicembre, quindi immagino che farete una conversazione di fine anno con la vostra/il vostro manager in cui parlate dei risultati e delle aree di sviluppo a breve.
Troppo a breve.
L’esercizio che vi propongo invece, ha bisogno di un salto di immaginazione, da qui ad un anno.
A Fine 2025, immaginate di fare una conversazione in cui discutete come è andato l’anno per voi, con il/la manager e di essere molto soddisfatti! I
l 2025 per voi non poteva andare meglio di così! Avete imparato tanto e siete fieri/fiere di voi!
Chiedetevi:
- Cosa avete raggiunto?
- Quali competenze avete sviluppato?
- Come vi sentite rispetto ai vostri risultati?
Ecco, le risposte a queste domande potrebbero essere utile a darvi una prima motivazione!
Questo “salto nel futuro” aiuta a visualizzare gli obiettivi prioritari e a comprendere quali attività hanno un valore significativo per il vostro sviluppo personale e professionale.
Ora che sapete cosa vi renderà soddisfatti, sapete anche cosa vi muove.
Ma avere chiara la motivazione non basta, alcune volte sappiamo cosa vogliamo fare (ma solo alcune volte) e poi ancora non riusciamo ad organizzare le priorità in accordo.
Facendo l’esercizio di immaginarci tra un anno, potrebbe anche accadere che le priorità lavorative non sono sul podio, e allora la nostra strategia sarà diversa e si concentrerà piú su aspetti personali.
Anche qui, la consapevolezza che per il 2025 per noi è prioritario qualcos’altro rispetto al lavoro, ci potrebbe aiutare a far pace con una mancata promozione o un progetto non proprio sfidante.
Dati, dati,dati
Dire “non ho tempo” senza avere dati alla mano, ancora una volta potrebbe portarci su una strada che non ci aiuta.
Come spendete il vostro tempo?
Dico proprio ora per ora, alcune volte anche minuto per minuto
Log My Day
Qualche anno fa avevo fatto questo esperimento. Avevo creato un file excel, il cui formato vi riporto nell’immagine in cui per settimane ho inserito tutte le mie attività della giornata, tutte!
Non ho mai condiviso il file con nessuno, l’ho tenuto per me, ma è stato molto utile nel visualizzare dove spendevo il mio tempo, come mi sentivo (basta una breve nota, una parola) e l’impatto che quella attività aveva avuto sul lavoro del team o sull’obiettivo del progetto.
Come era strutturato il file Log My Day
Nell’immagine c’è la struttura del file e qui di seguito una idea di come, se volete, potete fare anche voi un esperimento simile:
- Create un file Excel o utilizzate un’app dedicata.
- Suddividete la giornata in blocchi di 15-30 minuti.
- Annotate ogni attività svolta, accompagnandola con:
- Il vostro stato emotivo: ad esempio, “stressato”, “concentrato”, “felice”.
- L’impatto percepito: quanto l’attività ha contribuito agli obiettivi del team o personali.
Ecco un esempio di formato utile:
| Ora | Attività | Come mi sento | Impatto (1-5) |
| 9:00-9:30 | Risposta email | Distratto | 2 |
| 9:30-10:30 | Brainstorming team | Motivato | 4 |
Nella colonna “Come mi sento” invece di emozioni ho trovato utile inserire pensieri su quanto credevo che stessi contribuendo al team, all’obiettivo, all’azienda.
Nella colonna “Impatto”, oltre al numero ho inserito anche un colore, che mi ha aiutato ad avere una prima idea a colpo d’occhio dell’impatto che credevo quell’attività avrebbe avuto.
Più lo utilizzavo e più lo personalizzavo, aggiungendo note, colori, annotazioni che mi hanno aiutata a capire di più su come utilizzavo il mio tempo.
Alla fine il file appariva più o meno così.
Analizzare i Dati per Ottimizzare le Attività
Dopo aver raccolto dati per una o due settimane, analizzateli. Ponetevi queste domande:
- Come spendo la maggior parte del tempo?
- Quali attività hanno un impatto basso e possono essere eliminate o delegate?
- Dove posso concentrare più energie per ottenere risultati migliori?
Ad esempio, potreste scoprire che il tempo dedicato a rispondere a email di routine potrebbe essere ridotto limitando i controlli a momenti specifici della giornata.
Oppure potreste scoprire che poi non dedicate così poco tempo allo studio di nuove tecnologie come pensavate prima di fare l’esercizio.
Qualunque cosa scopriate, potrebbe essere utile per iniziare un conversazione con il vostro /la vostra manager. Ora avete chiari gli obiettivi, cosa vi muove, e chiara la situazione attuale.
Motivazione, dati e qualche trucchetto
Non basta stabilire priorità: è essenziale considerare quanta energia possiamo dedicare a un’attività e cosa ci motiva a portarla a termine.
Tutti abbiamo momenti della giornata in cui siamo più produttivi. Identificate i vostri picchi di energia per riservarli ai compiti più impegnativi e creativi.
Spesso, la mancanza di motivazione deriva da obiettivi poco chiari o non allineati con i nostri valori. Domandatevi:
- Perché sto facendo questa attività?
- Come si collega ai miei obiettivi a lungo termine?
Quando il “perché” è chiaro, la motivazione diventa una risorsa più accessibile.
Se poi volete delle tecniche vi rimando all’articolo dell’ottimo Arnaldo Morena Got the time
Conclusioni
Il tempo, come concetto, è un costrutto: non possiamo gestirlo, ma possiamo gestire le nostre priorità, energie e motivazioni. Adottare un approccio più consapevole richiede uno sforzo iniziale, ma i benefici sono tangibili: maggiore produttività, meno stress e una visione chiara di ciò che conta davvero.
Ricapitolando:
- Smettete di cercare di “gestire il tempo” e focalizzatevi su priorità ed energia.
- Utilizzate il tracciamento del tempo per comprendere dove investite le vostre risorse.
- Coltivate la motivazione allineandola con obiettivi significativi.
La prossima volta che vi sorprenderete a dire “non ho tempo”, fermatevi un attimo e chiedetevi:
- “Sto davvero dando la priorità a ciò che conta?”
- “Come posso ridistribuire le mie energie per fare ciò che è importante per me?”
Cambiare prospettiva è il primo passo verso una gestione più efficace della vostra vita personale e professionale.
